Adatkezelési tájékoztató a CPI Hotels Hungary Kft. /Rt./ ügyfelei számára

A jelen dokumentumban, az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 sz., a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló rendeletével (2016. április 27.) (általános adatvédelmi rendelet) - a továbbiakban szintén „GDPR” - összhangban, megtalálja a CPI Hotels Hungary Kft., Cégjegyzékszám: 01 09 191857, székhelye: 1063 Budapest, Munkácsy Mihály utca 5-7. ("CPI Hotels" vagy "mi") által kezelt személyes adataira vonatkozó, legfontosabb információkat.

A CPI Hotels-t a Budha-Bar Hotel Prague, Clarion Hotels, Comfort Hotels, Mamaison Hotels & Residences, Badenia Hotels, Quality Hotels, Private Label Hotels, Ubytovny.cz a Benada Restaurant. márkák képviselik a piacon.

1. Milyen adatokat kezelünk?

A) Ügyféladatok

• Foglalása (vagy foglalás nélküli tartózkodása) alapján, személyes adatait az alábbi kiterjedésben dolgozzuk fel:
• azonosító és kapcsolati adatok (név és vezetéknév, állandó tartózkodási hely, személyazonosító igazolvány vagy hasonló okmány száma, valamint esetenként email cím és telefonszám),
• vállalkozó természetes személyek esetében a vállalkozó természetes személy megjelölése, székhely, IČO /Azonosítószám/, DIČ /Adóaznosító szám/ és ÁFA fizetőről szóló adat,
• nem vállalkozó személyek kiküldetése esetén, a tartózkodást megrendelő vagy fedező szervezet adatai is,
• a tartózkodás céljára vonatkozó adatok, ill. adat arról, hogy az ügyfél olyan személy, aki nem tartozik a gyógyfürdői vagy üdülési /idegenforgalmi/ díjfizetés hatálya alá,
• hűségprogramtagságáról szóló információk,
• adatok az Ön tartózkodásáról és az igénybe vett szolgáltatásokról, valamint a nyújtott szolgáltatásokért járó összegről és a fizetési módról (készpénz nélküli fizetés esetén, bankszámlaszám vagy hitelkártyaadatok),
• külföldi állampolgárok esetében, a fenti adatokon kívül a születési dátum, az állampolgárság, az úti okmány száma, a vízumszám és az állandó külföldi tartózkodás címe is,
• a szállodánkban parkolást igénybe vevő vendégek esetében az autó FRSZa is.

Badenia Hoteleinkben, a szállás mellett gyógyfürdői ellátást is biztosítunk. Ennek igénybe vétele esetén, a fentieken kívül, a következő adatokat is kezeljük:

• az azon diagnózisról szóló adatok, melyeket orvosunk, a belépési orvosi vizsgálat során, közvetlenül Öntől kapott,
• a létesítményeinkben nyújtott egészségügyi ellátásról és a gyógyfürdői tartózkodás lefolyásáról (orvosi ellenőrzés, esetleges egészségügyi komplikációk a tartózkodás során stb.) szóló adatok.

B) Fotódokumentáció a szervezett rendezvényekről

Az általunk szervezett rendezvényeknél megfelelő szintű fotódokumentációt (helyzetfelvételeket) készítünk, a kiválasztott képek weboldalunkon történő közzétételéhez, a CPI Hotels propagálási céljaira. Ily módon nem elsődlegesen egy adott rendezvény látogatói kerülnek megjelenítésre, hanem a rendezvény általános hangulata, s a felvételek nem kerülnek részletes felbontásban nyilvánosságra, és azokhoz nem csatoljuk a rendezvényt látogató konkrét személyek leírását. A Személyes adatvédelmi hivatal szakértői véleménye szerint, ilyen esetekben elsődlegesen nem a személyes adatok védelméről, hanem a polgári Törvénykönyv szerinti magánélet-védelemről van szó; az „illusztráció” céljából készített felvételeknél ezért nem kell kérni a személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulást.

A fotódokumentáció-készítésre - fényképezőgép-piktogram formájában - előre figyelmeztetjük a látogatókat. Fényképészeink látható jelzést viselnek, s fotódokumentációt csak a fő rendezvény-területen készítünk, és a látogatóknak így mindig van lehetősége olyan területeken tartózkodni, ahol fotódokumentáció nem készül. Bármilyen, a fotódokumentáció-készítéssel kapcsolatos kétség vagy kérdés esetén, az alábbi elérhetőségeken forduljon hozzánk.

2. Milyen alapon és milyen célból kezeljük személyes adatait?

A) A jogi kötelezettségek teljesítéséhez szükséges adatkezelés

Az összes fenti személyes adat megadása és kezelése, kivéve az e-mail címet és a telefonszámot, valamint a hűségprogramban való tagságára vonatkozó információkat, jogi kötelezettségeink - különösen a helyi díjakról szóló törvényből és a külföldiek Cseh Köztársaságban való tartózkodásáról szóló törvényből, valamint a számviteli és adó-előírásokból eredő - kötelezettségek teljesítéséhez szükséges.

B) A szerződéses jogviszony teljesítéséhez szükséges adatkezelés

Az Ön személyazonossági adatainak, valamint az Ön tartózkodására és a nyújtott szolgáltatásokra, továbbá az azokért fizetendő összegre és a fizetés módjára vonatkozó adatok kezelése, az Ön tartózkodásával kapcsolatos szerződéses jogviszony teljesítéséhez, azaz a megrendelések és a foglalások biztosításához, valamint az általunk kínált és nyújtott szállási, étkezési és kapcsolódó szolgáltatásokat illető szerződések megkötéséhez és teljesítéséhez szükséges.

Gyógyfürdői ellátás esetében, a kitöltött regisztrációs kártyán található adatokat, az Ön gyógyászati célú tartózkodásaira és a létesítményeinkben nyújtott egészségügyi teljesítményekre vonatkozó adatokat, de a tartózkodása megfizetésére vonatkozó adatokat is kezeljük. Ezeket az adatokat az Ön és a CPI Hotels közti jogviszony - melynek tárgya gyógyfürdői-rehabilitációs ellátás és kapcsolódó szolgáltatások (szállás, étkezés stb.) nyújtása - alapján kezeljük. Az ilyen kezelés célja az említett szolgáltatások nyújtása.

Az adatszolgáltatás elmaradásának következménye

A fent említett adatok megadása nélkül szállásszolgáltatásainkat nem tudjuk Önnek biztosítani. Étkezési és egyéb szolgáltatások nyújtásához semmilyen személyes adatára nincs szükségünk, s ezért azokat e célra nem szerezzük be és nem kezeljük.

C) Jogos érdeken alapuló adatkezelés

Személyes adatait, név, vezetéknév, e-mail cím és a tartózkodásával kapcsolatos információk kiterjedésben, közvetlen marketing célú, jogos érdekünk alapjánkezeljük, sa feldolgozás célja kizárólag annak lehetősége, hogy kereskedelmi közleményeket, azaz érdekes újdonságokról, kedvezményekről stb. szóló információkat küldjünk Önnek, mégpedig olyanokat, amelyek hasonlóak és kapcsolódnak az Ön által nálunk már igénybe vett szolgáltatásokhoz.

Önnek van lehetősége az kereskedelmi közlemények küldésének előzetes elutasítására. Kereskedelmi közlemények küldés esetén, Ön bármikor tiltakozhat személyes adatainak üzleti kommunikáció küldése céljából történő kezelése ellen, és mi megszüntetjük e közlemények küldését.

A személyes adatokat ugyanilyan kiterjedésben kezeljük elégedettségi kérdőívek kiküldéséhez is, a szállodánkban való tartózkodást követően, hogy ellenőrizhessük elégedettségét szolgáltatásainkkal, és állandóan javíthassuk szolgáltatásaink minőségét az Ön számára.

Szállodáinkban vendégeink nem szokták megkérdőjelezni a szolgáltatások minőségét, de gyógyfürdői ellátásét sem. Amennyiben ilyen eset történne, kénytelenek lennénk kezelni a nyújtott szolgáltatásokra vonatkozó adatokat, az ilyen vita lefolytatásához szükséges kiterjedésben, mégpedig kizárólag jogaink egy ilyen vitában való megvédése céljából. Hasonlóképpen, kénytelenek lennénk kezelni a szükséges adatokat szolgáltatásaink meg nem fizetése, vagy nekünk okozott kár esetén is.

D) Hozzájárulás alapján történő kezelés

Hozzájárulása, vagy az internet böngészőjében használt alkalmazások engedélyezési beállítása alapján, kezeljük a weboldalunk látogatása során szerzett technikai információkat – részletesen lásd a www.cpihotels.com/cookies oldalon elérhető, külön tájékoztató szöveget.

Kínálunk wi-fi hálózati szolgáltatásokat, ésfizetett vagy ingyenes csatlakozási lehetőséget választhat. Csatlakozás esetén hozzájárulását adhatja ahhoz, hogy a CPI Hotels, kereskedelmi közlemények küldéséhez használja az adatokat, mégpedig olyanokéhoz, amelyek hasonlóak és kapcsolódnak az Ön által nálunk már igénybe vett szolgáltatásokhoz.

Hozzájárulását bármikor visszavonhatja, akár közvetlenül, a kereskedelmi közleményt tartalmazó e-mailben, akár (CPI Hotels Hungary Kft., 1063 Budapest, Munkácsy Mihály utca 5-7) címünkre, vagy dp@cpihotels.com e-mail címünkre küldött hozzájárulás-visszavonással. A hozzájárulás visszavonása az arról szóló közlemény a CPI Hotels-hez történt kézbesítésével válik hatályossá. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonás előtt adott hozzájáruláson alapuló adatkezelés jogszerűségét.

E) Adatainak automatizált kezelése

Nem folytatunk automatizált döntéshozatalt, vagy személyes adatainak olyan, egyéb automatizált kezelését, amely Önre joghatással bírna, vagy hasonló módon, jelentős mértékben érintené Önt.

3. A személyes adatok forrása

A fentebb feltüntetett adatokat vagy közvetlenül Öntől szrezzük meg, a szerződéskötéssel, valamint a szállás- és étkezési szolgáltatások nyújtásával kapcsolatos tárgyalások során;

vagy,

amennyiben az Ön foglalását más személy biztosította (szolgálati utak esetén általában a munkáltató), azonosító és kapcsolati adataitt közvetlenül az adott személytől szrezzük meg;

vagy

foglalási portálokon keresztül megadott foglalásoknál, azonosító és kapcsolati adatait a foglalási portál adja át.

4. Mennyi ideig kezeljük személyes adatait?

Személyes adatait szállodánkban tartózkodása ideje alatt kezeljük. Azt követően, a tartózkodás befejezése után, csak a következőket kezeljük:

- Azon adatok, amelyek esetében feldolgozásuk kötelezettségeszámunkra releváns jogszabályokból következik, és csak az e jogszabályok által előírt ideig. (Például az Önnek kiállított számviteli és adóokmányok tartalmazzák az Ön személyes adatait is, mint például a név és a vezetéknév, a nyújtott szolgáltatás típusa, valamint a dokumentum kiállításának dátuma. Ezeket az okmányokat kizárólag a releváns számviteli és adóelőírásokban meghatározott kötelezettségek teljesítéséhez, az említett előírásokkal meghatározott ideig őrizzük meg.)

- Az Ön neve, vezetékneve, email címe és a tartózkodásával kapcsolatos információk, a CPI Hotels közvetlen marketing céljaira (információk küldése érdekes újdonságokról vagy szolgáltatásaink árengedményeiről stb.) , valamint elégedettségi kérdőívek küldéséhez. Az elégedettségi kérdőívek küldéséhez szolgáló adatokat csak a kérdőívek kiértékeléséig kezeljük.

- A létező vagy reálisan fenyegető vitákhoz szükséges adatok. Ezen adatokat csak a vita jogerős eldöntéséig és a döntésből eredő kötelezettségek teljesítéséig, vagy addig kezeljük, ameddig, a nyújtott szolgáltatásokról, az érvényes jogszabályok alapján, viták merülhetnek fel.

A cookies-ról és a naplóadatokról szóló információkat csak a CPI Hotels-hez tartozó szállodák egyes weboldalain található cookie-információkban meghatározott ideig kezeljük.

A fent említett idők eltelte után, személyes adatait rendszeresen megsemmisítjük, mégpedig papíralapon és elektronikus formában egyaránt.

5. Kinek tesszük hozzáférhetővé vagy továbbítjuk személyes adatait?

A) Továbbítás harmadik feleknek

Személyes adatait azon közhatalmi szervek számára tesszük hozzáférhetővé, amelyeknél az adat-átadási kötelezettség az érvényes és hatályos jogszabályokból ered (így van ez jellemzően azon adatok esetében, amelyeket) a helyi díjakról szóló törvény vagy a külföldiek csehországi tartózkodásáról szóló törvény alapján és a szállodai partnerhálózat keretében kezeljük.

Gyógyfürdői ellátási szolgáltatások esetében, személyes adatait senkinek nem adjuk ki, orvosaink és az egészségügyi személyzet a CPI Hotels alkalmazottai.

B) Adatfeldolgozók

Bizonyos támogató szolgáltatásokhoz (pl. marketing közlemények szétküldése, a kommunikáció minőségének és az ajánlatok szegmentálásának javítása, online szállodai foglalás biztosítás, cookies feldolgozása) adatfeldolgozók szolgáltatásait vesszük igénybe. Mindig kizárólag cégünk számára, és az utasításaink alapján végzett feldolgozásról van szó. Minden adatfeldolgozó esetében - a megbízhatóság és a szolgáltatás minősége tekintetében - ügyelünk a kiválasztásra, beleértve a feldolgozott személyes adatok biztonságát is. Az adatfeldolgozás csak a CPI Hotels és az adatfeldolgozó között létrejött szerződés alapján lehetséges, amely az adatfeldolgozót a személyes adatok ugyanolyan szintű védelmére kötelezi, mint amilyent maga a CPI Hotels biztosít. A jelenleg együttműködő feldolgozókról, kérésére, tájékoztatjuk.

C) Külföldre történő átadás

Adatfeldolgozóink székhelye és a személyes adatok feldolgozásának helye a Cseh Köztársaságban, ill. egy másik EU-országbantalálható. Csak elégedettségi kérdőívek küldése és értékelése, valamint egyes foglalási rendszerek esetében használunk USA-beli adatfeldolgozókat. Mindig nemzetközi szállodai, foglalási és hasonló hálózatokban elismert cégekről van szó, amelyek világszerte szolgáltatnak szállodák számára.

A fent említettektől eltérő esetekben, az EU-n kívülre nem továbbítunk személyes adatokat.

6. A CPI Hotels milyen módon biztosítja a személyes adatok védelmét

Minden személyre, aki részünkről kapcsolatba kerül személyes adatokkal, titoktartási kötelezettség vonatkozik, a kezelt személyes adatokat valamint a védelmükre hozott biztonsági intézkedéseket illetően. Ez a kötelezettség a CPI Hotels-el vagy az adatfeldolgozóval fennálló jogviszonyuk megszűnése esetén is fennáll.

7. Az Ön jogai az érvényes jogi szabályozás szerint

- Az ércvényes adatvédelmi jogszabályok szerint, Ön a következő jogokkal rendelkezik:

• az általunk kezelt személyes adataihoz való hozzáférés joga; ez magában foglalja a következő információk CPI Hotels-től való megszerzésének jogát:
• annak megerősítése, hogy a CPI Hotels kezeli az Ön személyes adatait,
• az ezen személyes adatokhoz való hozzáférés,
• tájékoztatás a kezelés céljairól,
• az érintett személyes adatok kategóriáiról;
• tájékoztatás azon címzettekről vagy címzettek kategóriáiról, akik számára a személyes adatokat hozzáférhetővé fogjuk tenni,
• a tervezett tárolási időszakról, vagy az annak meghatározására vonatkozó kritériumokról,
• a személyes adatok helyesbítésének, törlésének vagy kezelése korlátozásának kérését illető jogról, vagy az ilyen kezelés elleni tiltakozás jogáról;
• a felügyeleti hatóságnál történő panasztételhez való jogról,
• minden elérhető, a személyes adatok forrására vonatkozó információról, amennyiben azokat nem az adatalanytól – Öntől – szereztük be,
• arról, hogy történik-e automatizált döntéshozatal, beleértve a profilalkotást is,
• a megfelelő biztosítékokról, személyes adatok EU-n kívülre történő továbbítása esetén,
• amennyiben más személyek jogai és szabadsága nem sérül, a személyes adatok másolatára is,

- személyes adatai helyesbítéséhez való jog, abban az esetben, ha azok bármely irányban helytelenek, pontatlanok vagy hiányosak; a helyesbítést a CPI Hotels hajtja végre, tekintettel a technikai lehetőségekre, indokolatlan késedelem nélkül,

- személyes adatai törléséhez való jog, a GDPR által meghatározott esetekben, például az adatkezeléshez való hozzájárulás visszavonása vagy az adatkezelés elleni tiltakozás esetén, a személyes adatok jogellenes kezelése esetén, s ha a személyes adatok már nem szükségesek ahhoz a célhoz, amelyhez azokat kezelték, stb. Kérheti tehát személyes adatainak törlését, azonban, ha az adatkezelés jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges, illetve a GDPR által előírt egyéb esetekben, ez a lehetőség nem érvényes.

- személyes adatai kezelésének korlátozásához való jog a GDPR által meghatározott esetekben, például amikor tagadja a személyes adatok pontosságát, tiltakozik az adatkezelés ellen stb.

- jog az Ön által számunkra megadott és automatikusan feldolgozott adatok hordozhatóságához, az Ön hozzájárulása, vagy az Önnel kötött szerződés teljesítéséhez szükséges adatkezelés, vagy a szerződés megkötése előtt az Ön kérésére elfogadott intézkedések végrehajtásához szükséges adatkezelés alapján. Ilyen esetekben lehetővé tesszük az Ön számára, hogy személyes adatait strukturált, általánosan használt és géppel olvasható formátumban megkapja, vagy - amennyiben az technikailag megvalósítható - azokat közvetlenül átadjuk az Ön által kijelölt adatkezelőnek,

- azon adatkezeléssel szembeni tiltakozáshoz való jog amely a jogos érdekek érdekében végzett adatkezelés szükségességén alapul, beleértve a direkt marketing célú adatkezelést is. Amennyiben ilyen esetben nem bizonyítunk olyan súlyos, jogos indokokat az adatkezelésre, amelyek meghaladják az Ön érdekeit vagy jogait és szabadságát, vagy jogi igények megállapítását, gyakorlását vagy védelmét, az Ön személyes adatait ilyen esetben nem kezeljük tovább.

- személyes adatai feldolgozásához való hozzájárulása bármikor történő visszavonásának joga, kifejezett közlés, címünkre (CPI Hotels Hungary Kft., 1063 Budapest, Munkácsy Mihály utca 5-7), vagy dp@cpihotels.com e-mail címünkre történő megküldésével. A hozzájárulás visszavonása az arról szóló közlemény a CPI Hotels-hez történt kézbesítésével válik hatályossá. A GDPR szerint, a hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonás előtt megadott hozzájáruláson alapuló adatkezelés jogszerűségét.

- annak joga, hogy ne vonatkozzon Önre semmilyen, kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló döntés – ideértve a profilalkotást is – , amely Önre joghatással bír, vagy Önt hasonlóan jelentős mértékben érinti, kivéve a GDPR-ben kifejezetten feltüntetett eseteket,

- a fent említetteken kívül, amennyiben úgy véli, hogy a személyes adatainak kezelése sérti a GDPR-t, joga van panaszt benyújtani az illetékes felügyeleti hatóságnak.

8. Kapcsolati adatok

Amennyiben személyes adatai feldolgozását illetően magyarázatra van szüksége, vagy bármilyen kérdése van, bármikor hozzánk fordulhat a CPI Hotels Hungary Kft., 1063 Budapest, Munkácsy Mihály utca 5-7, címen, vagy adatvédelmi megbízottunk dpo@cpipg.com e-mail címén.

9. A CPIPG csoport

A CPI Hotels a CPI Property Group („CPIPG“) része. A személyes adatok CPIPG-n belüli védelmével kapcsolatos információk itt: https://cpipg.com/en/data-protection-policy.